M-Files, de que a it.dev é o revendedor oficial em Moçambique, é um sistema de gestão documental de qualidade estabelecida. É uma solução de uso fácil que ajuda pequenas, médias e grandes empresas a aumentar a sua eficiência e produtividade, melhorando significativamente a organização e gestão dos documentos de negócio, informação e procedimentos.

O procedimento de criação e revisão constante de diferentes tipos de ficheiros associados com diferentes aplicações pode criar caos nos arquivos duma empresa. As empresas lutam continuamente para eliminar redundância nos seus ficheiros electrónicos, melhorando a acessibilidade e gestão de informação empresarial sensível. M-Files resolve o problema de gerir, procurar e rastrear documentos nos ambientes modernos que usam informação de forma intensiva.

O sistema está em uso em mais de 15,000 empresas e em mais de 80 países. Algumas empresas de renome e com presença em todo o mundo que usam M-Files são:

• Thales
• Tupperware
• Rohde & Schwartz
• O'Reilly & Associates
• Bentley

M-Files é uma solução baseada em cinco pilares importantes:

• Integração com Microsoft Windows – o sistema integra de forma elegante com Windows Explorer, Microsoft Word, Excel, Outlook, AutoCAD, sistemas de contabilidade, inventário, etc. A integração torna o uso de M-Files tão transparente que os utentes precisam de pouca, ou até nenhuma formação.
• Fiabilidade e desempenho – M-Files disponibiliza-se ao utilizador como um disco virtual. Assim, o sistema oferece rapidez, caching, e a possibilidade de trabalhar com documentos off-line caso o servidor não esteja disponível.
• Flexibilidade – Documentos podem ser categorizados usando propriedades (metadata) para criar uma organização que se ajuste às necessidades da sua instituição.
• Pesquisa rápida – Estatísticas indicam que os trabalhadores perdem até 16% do seu tempo à procura de ficheiros. M-Files oferece uma pesquisa poderosa por palavra-chave (full-text search) e/ou por metadata.
• Controlo de revisões – M-Files automaticamente guarda as versões de um documento (histórico), critério chave para padrões de pesquisa e qualidade. O sistema oferece acesso directo às versões anteriores, bem como um log com nomes de utentes, horas e comentários.

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• M-Files integra com Windows Explorer, oferecendo assim uma interface que é instantaneamente familiar para todos.
• O repositório de documentos aparece como um disco virtual.
• É possível arrastar (drag and drop) documentos, mensagens de e-mail e outros ficheiros para M-Files e vice versa.

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• O risco de alterações simultâneas por diferentes utilizadores é eliminado pelas operações de check-in e check-out.
• Versões dos documentos são guardadas automaticamente. Cada alteração – quer do conteúdo de um documento, quer dos metadados de um documento ou objecto – dá origem a uma nova versão.
• Um log das alterações é criado automaticamente com as alterações efectuadas, a hora da alteração e comentários deixados pelos utentes.
• M-Files oferece a possibilidade de nomear e numerar documentos de forma automática.

• A visibilidade de dados pode ser controlada. Documentos sensíveis podem ser ocultados mantendo um único repositório de documentos.
• Opções simples e configuração flexível de permissões reduzem o risco de erro humano.
• M-Files integra com Active Directory – não é preciso fazer login duas vezes.
• Todos os dados contidos no repositório – os documentos de toda instituição – podem ser guardados num backup de forma fácil. Para além disso, os backups podem ser automatizados para ocorrer em momentos predefinidos.

4. Pesquisa rápida e relatórios dinâmicos

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• M-Files ajuda a encontrar documentos instantaneamente teclando apenas palavras chave na caixa de pesquisa. Também é possível procurar documentos por metadados, especificando condições complexas quando necessário. As pesquisas definidas podem ser guardadas como relatórios para re-uso. O full-text search garante que documentos que contêm as palavras pesquisadas são encontrados.
• Documentos e objectos podem ser visualizados em qualquer estrutura hierárquica que o utilizador escolher.
• O mesmo documento pode estar presente em várias pastas lógicas – sem criar cópias.

• M-Files é muito rápido através de conexões remotas.
• Quando o utente viajar, pode ainda ver, criar, alterar e guardar documentos em offline mode, com sincronização automática.
• M-Files suporta replicação dos repositórios para tornar o manuseamento de documentos em instalações geograficamente separadas muito mais rápido.

• O M-Files providencia a estrutura de metadados mais avançada de todos os sistemas, incluindo listas de selecção múltipla e campos filtrados.
• Podem ser definidas relações entre documentos, a nível hierárquico, não-hierárquico ou mesmo ad-hoc.
• Documentos podem ser agrupados numa colecção para fácil gestão.
• O uso de documentos padrão (templates) é possível – e  pode ser forçado para garantir a consistência dos documentos que a empresa produz.
• M-Files gere mais do que documentos: dados de clientes, de projectos ou virtualmente quaisquer dados podem ser geridos, porque é possível definir novos tipos de objectos e as suas relações.

• M-Files permite a definição de uma ligação activa com bases de dados externas como CRM, ERP, contabilidade e sistemas de facturação.
• É possível importar e ligar ficheiros existentes em partilhas de rede.
• Documentos podem ser importados de qualquer scanner ou impressora multi-função.
• Mensagens de e-mail podem ser importadas automaticamente de um servidor de e-mail.
• Necessidades especiais de integração podem ser satisfeitas por programação – o M-Files disponibiliza um API (Application Programming Interface) poderoso.

8. Integração de aplicações e suporte para formatos de ficheiro

• M-Files integra de forma transparente com todos as aplicações Windows incluindo aplicações Office, CAD e soluções de contabilidade e inventário, permitindo aos utentes o acesso a repositórios de dados com comandos padrão como Open, Save, Save As, etc.
• M-Files suporta todos os formatos de ficheiros, documentos de Office como Word e Excel, CAD modelos e desenhos, imagens, scans de documentos em papel, e-mail e anexos.

Sobre it.dev

A it.dev é uma empresa de consultoria informática e um estúdio de software. Localizada em Maputo, Moçambique, a it.dev tem realizado projectos bem sucedidos de custo efectivo e profissionais, em diversos países como é o caso de Moçambique, Holanda, Grã-Bretanha, África do Sul e Gâmbia.

Nós contamos com uma equipa de consultores e desenvolvedores bastante experientes. Assim, podemos ajudá-lo(a) em muitas áreas, incluindo desenvolvimento Web, desenvolvimento desktop, bases de dados e programação celular.

A it.dev é revendedor autorizado do M-Files, os nossos consultores têm todo conhecimento para fazer a instalação, configuração, parametrização e formação necessária para tornar M-Files numa solução de sucesso para a sua empresa!

Visite o website da it.dev

Contactos

Nós temos um grupo da consultores prontos a apresentar-lhe uma demo grátis do sistema de gestão documental M-Files quando lhe convier.

Podemos visitar a sua empresa para lhe mostrar quão fácil é a interacção com M-Files. Levaremos vários laptops para criar uma pequena rede para que veja como vários trabalhadores podem interagir com o sistema.

Não hesite e marque uma demo connosco agora!

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